Doček Nove godine u hotelu za firme i poslovna društva

Grupna rezervacija za doček funkcioniše po drugim pravilima od pojedinačne. Razlika nije u ceni po osobi nego u rokovima, načinu plaćanja i tome koliko toga mora da bude zapisano pre nego što se novac uplati. Kada se ta tri dela postave na početku, veče prođe bez iznenađenja i bez raspravljanja u sali.

Do kada se menja broj gostiju

To je prvo pitanje kod svake grupne rezervacije i odgovor na njega određuje ceo dalji dogovor. Spisak se menja do poslednje nedelje, jer uvek neko otkaže, neko doda pratnju, a hotel u jednom trenutku mora da zaključi broj zbog kuhinje i rasporeda.

Uobičajen rok je sedam do deset dana pre termina, ali se razlikuje od objekta do objekta i nije stvar pogađanja. Posle tog datuma se otkazana mesta najčešće naplaćuju u punom iznosu, bez obzira na to da li je neko seo za sto.

Zato se okvir dogovara na početku, a ne kada promena nastane. Jedna rečenica u potvrdi rezervacije rešava sve kasnije nesporazume.

Plaćanje po profakturi

Firme uglavnom plaćaju na osnovu profakture, a ne karticom na licu mesta. To traži nekoliko dana više nego što se očekuje, jer nalog prolazi kroz računovodstvo, pa kroz banku, a u decembru su i jedni i drugi zatrpani.

Rezervacija se po pravilu drži do dospeća profakture i tek uplata je konačno potvrđuje. Ko pošalje nalog poslednjeg dana roka, rizikuje da u međuvremenu sto ode drugom, i to se ne tumači kao greška hotela.

Praktično, profaktura se traži čim se dogovori broj osoba, a ne kada se spisak konačno zatvori. Iznos se kasnije koriguje, a mesto je u međuvremenu obezbeđeno.

Raspored stolova za grupu

Društvo od dvadeset ljudi ne dobija jedan sto nego dva ili tri, i to je uobičajeno u svakoj većoj sali. Ono što se dogovara nije broj stolova nego da budu jedan pored drugog, jer se u punoj sali stolovi iste rezervacije ume razdvojiti po prostoru.

Ako je grupa mešovita, sa ljudima iz različitih sektora koji se slabo poznaju, raspored po stolovima se pravi unapred i predaje hotelu u pisanoj formi. Improvizacija u sali, kada se svi već okupe i kada je muzika krenula, retko prođe dobro.

Za veće grupe vredi tražiti i skicu sale sa označenim stolovima. Većina hotela je ima i šalje je bez problema kada se pita.

Šta se traži pismeno

Usmeni dogovor sa hotelom ne pomaže kada dođe do nesporazuma, posebno zato što osoba sa kojom se pregovaralo te večeri često nije u smeni. Traži se pismena potvrda sa brojem osoba, ukupnim iznosom, onim što ulazi u cenu i rokom za izmenu broja gostiju.

To nije nepoverenje nego uobičajen deo posla i ozbiljni hoteli takvu potvrdu šalju bez pitanja, jer i njima olakšava. Ako se izbegava ili se svodi na to da će se videti, to je samo po sebi podatak o tome kako će izgledati saradnja.

Potvrda se štampa i nosi te večeri. Retko zatreba, ali kada zatreba, zameni dvadesetominutni razgovor na recepciji.

Meni i posebni zahtevi

Posna, vegetarijanska i varijanta bez određenog sastojka dogovaraju se unapred, sa tačnim brojem po vrsti, a ne opisno. Kuhinja tu noć radi u punom kapacitetu i improvizacija za stolom nije moguća ni uz najbolju volju osoblja.

Isto važi za alergije, koje se prijavljuju pri rezervaciji i ponavljaju pri potvrdi broja. Kod većih grupa se traži i spisak po imenima, da bi konobar znao gde ide koji tanjir, jer se u sali od nekoliko stotina ljudi ništa ne rešava dovikivanjem.

Ako u društvu ima dece, i to se prijavljuje, jer se dečji meni i mesto za stolom planiraju odvojeno.

Piće i način naplate

Kod firmi je najčešće pitanje da li se piće pokriva unapred kroz paket ili se naplaćuje po utrošku na kraju večeri. Oba modela postoje i oba imaju smisla, ali se bitno razlikuju po tome ko snosi rizik od konačnog iznosa.

Paket sa pićem daje predvidiv trošak i lakše se pravda u računovodstvu, jer je iznos poznat pre događaja. Naplata po utrošku izlazi jeftinije kada se manje pije, ali konačna cifra nije poznata do kraja noći, što kod firmi ume da bude problem.

Treći model, koji se retko nudi ali postoji, je unapred određen limit po stolu. Kada se dostigne, dalje se plaća pojedinačno, i to je često najpraktičnije rešenje.

Ko preuzima odgovornost u sali

Kod grupe se uvek određuje jedna osoba koja komunicira sa hotelom te noći. Bez toga se dešava da tri različita čoveka traže tri različite stvari od iste konobarice, pa se ni jedna ne uradi kako treba.

Ta osoba nosi potvrdu rezervacije i kontakt osobe iz hotela sa kojom je dogovarano. To je sitnica koje se seti tek kada zatreba, a tada je kasno tražiti je po porukama na telefonu sa praznom baterijom.

Isti dogovor važi i za kraj večeri, kada se zatvara račun i proverava da li je sve po dogovoru. Taj deo se ne ostavlja onome ko je poslednji ostao u sali.

Kada se rezerviše

Za grupe preko dvadeset osoba, novembar je poslednji miran trenutak. U decembru se traži ono što je ostalo, a ostaje uglavnom ono što manjim društvima ne odgovara, pa cena po osobi ispadne viša.

Hoteli sa velikim salama grupne upite primaju i u oktobru, a deo njih tada nudi i povoljnije uslove za rani dogovor. To se ne oglašava, ali se dobija na pitanje.

Ako se broj gostiju ne zna precizno, rezerviše se okvirno sa dogovorenim rokom za korekciju. To je uvek bolje od čekanja da se spisak zatvori.