Otkazivanje hotelske rezervacije za doček - rokovi i povraćaj

Novogodišnja rezervacija ima strože uslove od obične hotelske i to iznenadi veliki broj gostiju. Razlog nije u tome što hoteli u decembru postaju nepopustljivi, nego u tome što se taj termin planira mesecima unapred i što se otkazano mesto u poslednjoj nedelji jednostavno ne proda ponovo. Evo šta se proverava pre uplate.

Zašto su uslovi stroži nego inače

Novogodišnji termin se u hotelijerstvu vodi drugačije od ostatka godine. Sala i kuhinja se planiraju mesecima unapred, namirnice se naručuju po potvrđenom broju gostiju, a angažman muzičara se ugovara i plaća bez obzira na popunjenost.

Zbog toga su rokovi kraći i povraćaji ređi nego kod obične hotelske rezervacije. To nije izuzetak nego pravilo i važi gotovo svuda, od malih objekata do velikih hotelskih lanaca.

Kada se to zna unapred, uslovi prestaju da deluju nefer i postaju samo još jedna stavka koju treba pročitati pre plaćanja.

Akontacija

Akontacija je po pravilu nepovratna i to je prva stavka koja se proverava pre uplate. Iznos je najčešće trideset do pedeset odsto vrednosti aranžmana, a kod posebno traženih termina se traži ceo iznos unapred.

Ono što se razlikuje od hotela do hotela je da li se akontacija gubi ili se prebacuje na drugi termin. Deo objekata dozvoljava prenos na neki kasniji boravak tokom godine, što je znatno bolje od potpunog gubitka i vredi pitati.

Ta mogućnost se retko nudi sama od sebe, ali se često odobri kada se traži, posebno kod gostiju koji već ranije dolazili.

Rok za promenu broja osoba

Smanjenje broja gostiju je česta situacija i tretira se kao delimično otkazivanje, ne kao izmena rezervacije. Rok je najčešće sedam do deset dana pre termina, posle čega se mesta naplaćuju bez obzira na to da li je neko došao.

Povećanje broja je lakše, ali nije zagarantovano. U punoj sali se dodatna mesta jednostavno nemaju, pa se i to prijavljuje čim se sazna, a ne veče pre.

Kod grupnih rezervacija se ovaj rok dogovara posebno i često je nešto duži nego kod pojedinačnih.

Prenos na drugo ime

Ovo je najčešće najbolje rešenje i mnogi gosti ne znaju da uopšte postoji. Umesto otkazivanja, rezervacija se prepiše na nekog drugog, a uplaćen novac ostaje u igri i ništa se ne gubi.

Hotelu je u najvećem broju slučajeva svejedno ko sedi za stolom, pa se to gotovo uvek odobrava. Jedini uslov je da se najavi unapred, sa imenom nove osobe, a ne da se neko nepoznat pojavi na vratima sa tuđom potvrdom.

Za veće grupe se prenosi i deo rezervacije, što je praktično kada otkaže dvoje od deset.

Kada se plaćalo karticom

Povraćaj na karticu traje duže nego uplata, obično nekoliko radnih dana, a preko praznika i znatno duže. To je stvar banke i procesora, ne hotela, i ne vredi ga tražiti prvog januara.

Ako je plaćano u više rata ili sa dve kartice, povraćaj ide istim putem kojim je novac i došao, i to se ne može menjati. Zato se čuvaju svi slipovi i potvrde o uplati do kraja postupka.

Kod plaćanja na rate preko banke, stornacija zna da traje i mesec dana, pa se na to računa.

Šta se traži pismeno

Pre uplate se traži rečenica sa dva podatka: do kada se otkazuje bez troška i šta se tačno dešava sa akontacijom posle tog datuma. Jedna poruka je dovoljna i ozbiljan hotel je pošalje bez oklevanja.

Ako se odgovor izbegava ili se svodi na to da će se videti u tom slučaju, to je razlog za oprez. Uslovi koji nisu zapisani se u sporu tumače na štetu gosta, jer gost nema čime da ih dokaže.

Ta poruka se sačuva do posle putovanja, ne samo do uplate.

Osiguranje otkazivanja

Kod skupljih aranžmana, posebno na planini sa više noćenja, postoji i osiguranje otkazivanja. Cena je mali procenat vrednosti aranžmana, a pokriva bolest i druge razloge koji su izričito navedeni u polisi.

Vredi ga razmotriti kada je iznos velik ili kada se putuje sa decom, jer je verovatnoća promene planova tada najveća, a i iznos koji se gubi najviši.

Za veče u gradu i jednu noć se retko isplati, jer je ukupan trošak mali u odnosu na papirologiju koju polisa traži.

Šta se dešava ako se jednostavno ne pojavite

Nedolazak bez najave tretira se kao otkazivanje u poslednjem trenutku i naplaćuje se u punom iznosu. To važi i kada je uplaćena samo akontacija, jer ostatak ostaje kao potraživanje hotela.

Kod grupnih rezervacija se to odnosi na sva prijavljena mesta, ne samo na one koji su došli. Zato se smanjenje broja gostiju prijavljuje i onda kada je kasno za povraćaj, jer se bar izbegne nesporazum u sali.

Jedan poziv dan ranije menja odnos sa hotelom više nego što izgleda, posebno ako se planira ponovni dolazak. Otkazivanje uz najavu se pamti drugačije od nedolaska bez reči.