Sto i soba se rezervišu odvojeno - zašto je to važno

Najčešći nesporazum kod hotelskog dočeka nastaje iz pretpostavke da se rezervacijom mesta u sali automatski dobija i soba. To u većini hotela nije tako. U pitanju su dve odvojene rezervacije, sa različitim brojem raspoloživih mesta, različitim rokovima i ponekad različitim uslovima otkazivanja.

Dve rezervacije, ne jedna

Kod većine hotela mesto u sali i soba vode se odvojeno. Sala je događaj sa svojim brojem mesta i svojim kalendarom, a smeštaj je redovno poslovanje hotela koje traje ceo mesec, pa i ceo sistem rezervacija radi drugačije.

Posledica je da se može dobiti jedno bez drugog. Potvrđen sto ne znači da ima soba, a rezervisana soba ne znači da je mesto u sali obezbeđeno, čak ni kada se oboje traži istog dana.

Zbog toga se uvek pita izričito, a ne pretpostavlja. Rečenica koja to rešava glasi: da li je ovo jedna rezervacija ili dve.

Zašto soba ide prva

Broj soba je uvek manji od broja mesta u sali. Sala od pet stotina mesta stoji u hotelu koji ima osamdeset soba, pa se smeštaj rasproda znatno pre nego što se popuni program.

Zbog toga se kod planiranja počinje od sobe. Mesto u sali se lakše nađe i u decembru nego soba, a onaj ko obrne redosled često ostane sa stolom u sali i bez mesta za spavanje.

Kod planinskih hotela je ta razlika još izraženija, jer se sobe u novogodišnjem terminu prodaju i po godinu dana unapred.

Paket u kojem je sve zajedno

Postoje i aranžmani u kojima su soba, večera i program spojeni u jednu cenu po osobi. To je najjednostavnija varijanta, najlakša za poređenje i vredi je tražiti prvo, pre nego što se krene u kombinovanje.

Takvi paketi imaju ograničen broj i objavljuju se ranije od pojedinačnih mesta, jer hotel njima popunjava i salu i smeštaj odjednom. Kada se rasprodaju, ostaje samo spajanje dve odvojene rezervacije.

Cena paketa je po pravilu niža od zbira stavki, pa je i to razlog da se pita za njega odmah.

Šta kada je jedno potvrđeno a drugo nije

Situacija u kojoj je sto plaćen a soba nije potvrđena je neprijatna i češća nego što izgleda. Rešenje je da se pri uplati stola odmah pita za smeštaj i da se obe potvrde traže istog dana, u istoj prepisci.

Ako soba nije moguća, odluka se donosi odmah, dok je otkazivanje stola još bez troška. Čekanje ovde radi protiv gosta, jer rokovi za povraćaj teku od datuma uplate, a ne od trenutka kada se problem uoči.

Kod većih hotela postoji i lista čekanja za sobe. Ona ponekad prođe, ali se na nju ne planira.

Smeštaj u drugom objektu

Kada u hotelu nema soba, alternativa je prenoćište u blizini. To funkcioniše, ali menja računicu, jer se dodaje prevoz u dva ujutru i gubi se upravo prednost zbog koje se hotelski doček i biraо.

Ako je razlika u ceni mala, pešačka udaljenost je jedini kriterijum koji se stvarno računa. Deset minuta peške po hladnoći u pet ujutru nije isto kao deset minuta kolima u podne.

Vredi pitati i hotel u kojem je doček da li ima dogovor sa okolnim objektima. Često ima, i cena tada bude povoljnija nego pri samostalnoj rezervaciji.

Različiti rokovi otkazivanja

Sto i soba po pravilu imaju različite uslove. Mesto u sali se najčešće ne vraća posle određenog datuma, dok se soba ponekad otkazuje i nekoliko dana ranije bez troška, jer se lakše proda ponovo.

Ta dva roka se zapišu pri rezervaciji, jednostavno u kalendar. Ko ih ne zna, u slučaju promene planova izgubi više nego što je moralo, i to najčešće zbog par dana zakašnjenja.

Kada se plaća u dve uplate, proverava se i da li se akontacija za salu i za sobu tretiraju isto. Često se ne tretiraju.

Jedna potvrda sa oba broja

Kada se sve dogovori, traži se potvrda u kojoj stoje obe rezervacije, sa brojem osoba, datumom, iznosom i onim što je uključeno. Dva odvojena mejla su podložna tome da se jedan izgubi u prepisci.

Ta potvrda se nosi na recepciju te večeri, odštampana ili na telefonu. Retko zatreba, ali kada zatreba, rešava razgovor koji bi inače trajao dvadeset minuta u redu punom ljudi.

To je poslednji korak koji zatvara ceo aranžman i posle njega se planira samo veče, a ne organizacija.

Kada se rezervacije prave preko posrednika

Deo gostiju sto rezerviše direktno u hotelu, a sobu preko sajta za rezervacije. To radi, ali unosi treću stranu u priču i komplikuje svaku kasniju izmenu, jer hotel ne može da menja rezervaciju koju nije sam primio.

Kod novogodišnjeg termina se to posebno oseti. Ako se traži kasna odjava ili soba na istom spratu sa društvom, hotel to lakše odobrava gostima koji su rezervisali direktno, prosto zato što ima kontrolu nad rasporedom.

Ako je cena preko posrednika niža, vredi pozvati hotel i pitati da li izlaze u susret. Često izađu, jer im direktna rezervacija donosi više nego ista cena preko platforme.